Tiskové náklady patří mezi jedny z největších výdajů v kancelářích. Tuzemské firmy dle studie ročně utratí za tisk zhruba 46 miliard korun. Průměrný kancelářský zaměstnanec vytiskne každý rok až 10 000 listů papíru, což se v souhrnu promítá do vysokých nákladů na papír, inkoust a toner. Ve školách může celková roční spotřeba dosáhnout až jednoho milionu listů papíru, což je z ekonomického hlediska značná zátěž. Existuje však řada způsobů, jak tyto náklady snížit.
Pečlivá kontrola dokumentů před tiskem
Jednou z nejčastějších příčin plýtvání papírem jsou chyby v dokumentech, které se objeví až po vytištění. Zaměstnanci často tisknou dokumenty, aniž by je předem důkladně zkontrolovali, což vede k opakovanému tisku a zbytečným výdajům. Použití nástroje kontroly pravopisu sice může pomoci, ale není vždy stoprocentně spolehlivé. Proto je důležité před tiskem dokumenty důkladně zrevidovat. Při tisku z internetu byste měli tisknout pouze ty stránky, které skutečně potřebujete.
Použití kvalitního, ale cenově dostupného papíru
Pro každodenní tisk není nutné používat drahý, vysoce kvalitní kancelářský papír. Pro většinu běžných dokumentů je zcela dostačující xerografický papír s nižší gramáží, který je podstatně levnější. Přechod na levnější kancelářský papír s gramáží 80 g/m² místo 100 g/m² výrazně snižuje celkovou pořizovací cenu. Myslete na to, že papír s gramáží 80 g/m² je kancelářským standardem, ten s nižší gramáží se pak často trhá a tisk může prosakovat. Využívejte kancelářský papír pro oboustranný tisk. Moderní tiskárny obvykle disponují funkcí duplexního tisku, kterou je možné nastavit jako výchozí režim. Tímto způsobem můžete snadno a rychle snížit množství spotřebovaného ofsetového papíru, což se pozitivně projeví na celkových nákladech.
Na fotky jedině fotopapír
Pro tisk fotografií a obrázků je ideální použít fotopapír, protože výrazně zvyšuje kvalitu výsledného tisku. Fotopapír je speciálně navržen tak, aby zachytil a udržel živé barvy a detaily, což běžný papír nedokáže. Díky jeho povrchu se inkoust rychle vstřebává a nerozpíjí se, což zabraňuje rozmazání obrazu a zajišťuje ostrý a čistý tisk. I když může být fotopapír do tiskárny dražší než standardní xerografický papír, jeho použití šetří peníze v dlouhodobém horizontu. Minimalizuje totiž potřebu opakovaného tisku kvůli nekvalitnímu výsledku, čímž šetříte jak papír, tak inkoust. Nastavení tiskárny na černobílý tisk jako výchozí režim je stále rozumné pro běžné dokumenty, ale pro obrázky a fotografie je investice do fotopapíru klíčem k dosažení profesionálního vzhledu a úspory nákladů.
Výběr správné tiskárny
Volba vhodné tiskárny je základem. Při výběru tiskárny se zaměřte nejen na její pořizovací cenu, ale také na náklady na výměnu toneru či cartridge, či spotřebu energie. Černobílé tiskárny jsou často levnější na provoz a mohou být zcela dostačující pro většinu běžných potřeb. Je také vhodné zvolit tiskárnu, která umožňuje použití velkokapacitních kazet, což může snížit náklady na tisk až o 30 %. Energeticky úsporné tiskárny vám pak snižují nejen náklady na tisk, ale i na elektřinu. Ve velkých kancelářích může být užitečné zavést systém uživatelských profilů a tiskových limitů. Tímto způsobem mohou správci monitorovat, kdo tiskne nejvíce, a omezit nadměrné používání tiskáren.
Sdílení dokumentů online
V dnešní době lze mnoho dokumentů digitalizovat, čímž se výrazně sníží potřeba tisku. Cloudové úložiště je skvělým nástrojem pro sdílení a úpravy dokumentů bez potřeby papíru. Zaměstnanci mohou přistupovat k dokumentům online a provádět potřebné úpravy přímo v digitální podobě.
Najděte spolehlivého dodavatele
Nejdůležitějším faktorem pro efektivní správu tiskových nákladů je výběr spolehlivého dodavatele kancelářských potřeb. B2B e-shop OPTIMIA, specializující se na dodávky pro firmy, nabízí širokou škálu kvalitních produktů za bezkonkurenční ceny. Firmy s 25 a více zaměstnanci mohou navíc využít nákup v rámci náhradního plnění bez příplatku, což představuje další způsob, jak ušetřit na provozních nákladech a zároveň jde o jednoduchou možnost, jak splnit legislativní povinnosti. Spolupráce s prověřeným dodavatelem umožní firmám optimalizovat výdaje na tisk a zajistit stabilní dodávky potřebného materiálu.
